Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kogo obowiązuje konieczność posiadania kasy fiskalnej, Otóż obowiązek ten dotyczy wszystkich, którzy prowadzą sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych prowadzących lub nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych. Do 31 grudnia 2010 roku z obowiązku zakupu kasy zwolnieni są przedsiębiorcy, których roczny obrót nie przekroczył 20 tysięcy złotych w pierwszym roku działalności oraz 40 tysięcy w drugim roku i kolejnych. W praktyce niemal każdy sklep czy hurtownia, które dłużej działają na rynku muszą zaopatrzyć się w kasy fiskalne.
Jak to wygląda w praktyce? Kasy fiskalne służą do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku podzielonych na poszczególne stawki PTU. Każdy właściciel sklepu musi je odpowiednio zaprogramować, tak by kasy miały w pamięci dane dotyczące wszystkich towarów znajdujących się w sklepie. Zwykle posługują się przy tym specjalnymi kodami, które wprowadzone do kasy wywołują w niej informacje o konkretny towarze. W mniejszych sklepach kody wprowadzane są ręcznie na klawiaturę kasy, w większych do tego celu wykorzystuje się czytniki kodów paskowych, które znacznie ułatwiają pracę kasjerom.
Dodatkowym udogodnieniem mogą być wagi zsynchronizowane z kasą. Informacja o wadze towaru jest automatycznie przesyłana do kasy i na tej podstawie naliczana jest należność za towar. Następnie informacje o produkcie zapisywane są na paragonie i przesyłane do wewnętrznej pamięci kasy. Każdego dnia sporządza się raport dobowy, który zapisuje dane o sprzedaży na stałe w pamięci kasy.